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REGIMEN GENERAL DE PLAZOS DE ARCHIVO DE DOCUMENTACION
-RESOLUCION-
La Plata, Marzo 24 de 1971.-
Visto que el cumulo de documentación de pago archivada en este H. Tribunal colma la capacidad del Departamento de Archivo y
CONSIDERANDO
Que este H. Tribunal, sin que disposición legal o reglamentaria así lo determine, ha venido desde su funcionamiento en su actual organización –6/2/891- archivando bajo su directa dependencia distintas documentaciones de pago correspondientes a cada uno de los ejercicios financieros de la Provincia en los cuales ha recaído fallo del H. Cuerpo.
Que la practica adoptada se ha repetido anualmente, llegándose a la situación actual en que la gran cantidad de documentación archivada, ha colmado totalmente la capacidad de los locales destinados para tal finalidad;
Que resultan aplicables en la emergencia las consideraciones del decreto 6040/69 al señalar “que un principio de razonabilidad debe regir el tiempo de permanencia de las actuaciones administrativas en los lugares de archivo, a fin de no afectar los servicios de estos con la pesada carga del mantenimiento de documentación sin valor que implica la irracional utilización de personal y elementos. Que por lo tanto, la idea que debe privar en este aspecto es la eliminación inmediata de todo material que no posea implicancias jurídicas o administrativas posteriores”.
Que en tal virtud y atento lo dispuesto en el articulo 4° párrafo 2° del citado decreto 6040/69, es facultad privativa del H. Tribunal reglamentar los plazos de archivo de los originales de las actuaciones cuya guarda posee;
Que, en consecuencia, se estima oportuno disponer se efectúe una clasificación de la documentación archivada, que abarque el periodo comprendido entre los años 1901 y 1950 inclusive, determinando la que revista interés histórico, administrativo, etc., para continuar con su guarda y consecuentemente eliminar el resto que no se encuentre en las condiciones señaladas;
Que requerida la autorizada opinión de la Dirección del Archivo Histórico de la Provincia, se expidió favorablemente, no teniendo observación que formular a la solución propugnada por este Organismo al problema planteado;
Que sin perjuicio de la eliminación de la documentación sin valor, se hace necesario en las actuales circunstancias adoptar las medidas tendientes a arbitrar una solución integral de futuro al problema expuesto;
Que se encuentran iniciados estudios en ámbito de la Administración Provincial que consultan la posibilidad de adoptar un sistema de microfilmacion de la documentación que permanezca en resguardo en este H. Tribunal por un periodo predeterminado;
Que se hace necesario facultar al Departamento de Archivo para que, antes del 31 de marzo de cada año, determine y aconseje la documentación que habrá de clasificar y eliminar, indicando el periodo de años que comprenderá tal depuración.-
Por ello, el H. TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
RESUELVE:
Articulo 1°.-Procédaseel Departamento de Archivo a la inmediata clasificación de la documentación archivada en este H. Tribunal que abarque el periodo comprendido entre los años 1901 y 1950 inclusive.-
Articulo 2°.- El citado Departamento,efectuara la clasificación a que se refiere el articulo anterior, conservara y legajara las actuaciones que por su contenido y objeto posean trascendencia legal, jurídica, administrativa o histórica y las que aun pudieran tener una utilidad (constancias de pagos de servicios a personal, etc.) y que por sus características puedan, en determinadas circunstancias, ser fuente de información fehaciente.-
Articulo 3° .-Se considerara inútil la papelería restante y se observará para con la misma el procedimiento señalado en el articulo 10 del decreto n° 6040/69.-
Articulo 4° .-Facultase al Departamento de Archivo para que antes del 31 de marzo de cada año, efectuase una clasificación de documentación y determine la que corresponda eliminar, siguiendo el procedimiento establecido en el articulo 2° y aconsejando a la Presidencia el periodo que abarcara tal depuración.-
Articulo 5°.-Rubricar por Secretario General la presente Resolución que consta de dos fojas, firmarla en doble ejemplar, notificar a quienes corresponda y archivar la misma en Secretaria.-
La Plata, 29 de Mayo de 1980.-
Visto el presente expediente interno letra T. N° 1026/71, atento lo dispuesto en la Resolución dictada por el H. Cuerpo en su Acuerdo del 24 de marzo de 1971 y
CONSIDERANDO:
Que conforme a lo informado por la División Recepción y Archivo, se esta efectuando la clasificación de la documentación archivada en este Organismo por el ejercicio del año 1969;
Que la tarea de referencia se hace necesaria, para posibilitar el aprovechamiento de nuevos espacios en dicha División;
Por ello el H. TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
RESUELVE:
Articulo 1°.-Autorizar la División y Archivo para que conforme lo dispuesto en la Resolución del H. Cuerpo del 24 de marzo de 1971, proceda a la inmediata clasificación de la documentación archivada, que abarque el ejercicio del año 1969.
Articulo 2°.Declarar en situación de rezago la documentación considerada inútil.
Articulo 3°.Con la papelería declarada en tal situación se seguirá el procedimiento establecido en el Decreto Ley 8583/62, ratificado y ampliado por el Decreto N° 5126/71, adjudicando la misma directamente a A.P.R.I.L.P.-
Articulo 4°.Rubricar por el señor Secretario General la presente Resolución que consta de una foja, firmándola en doble ejemplar, notificar y comunicar a quienes corresponda; fecho, archívese.-
DECRETO 3.387
– La Plata, 1°-9-1993.
Visto el presente expediente 2200-8.185/92 y sus alcances 1°, 2°, 3°, 4°, 5°, 7°, 8°, 9°, y 10°, agregados sin incorporar por el que la Dirección de Servicios Técnico Administrativos del Ministerio de Gobierno y Justicia gestiona la inclusión en el decreto 3.066/91 de un plazo especial de veinticinco (25) años para la guarda de las fichas de expediente, y
CONSIDERANDO:
Que el mencionado decreto fijo el Régimen General de Archivo para toda la Administración Publica Provincial;
Que la inclusión peticionada redundará en una economía de espacio en los lugares destinados a la guarda de las referidas fichas;
Que todos los Ministerios y Organismos de la Constitución han tomado conocimiento y prestado su acuerdo;
Que atento lo informado por la Contaduría General de la Provincia (fs. 4 del alcance 7°) y lo dictaminado por la Asesoría General de Gobierno (fs. 2 del original); procede el dictado del acto administrativo pertinente;
Por ello
EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES EN ACUERDO GENERAL DE MINISTROS
DECRETA:
Art.1° - Incluyase en el inciso d) del articulo 2° del decreto 3.066 de fecha 24 de setiembre de 1991 el siguiente párrafo:
“Fichas de expedientes: Todas las Mesas de Entradas de la Administración Publica Provincial deberán guardar las aludidas fichas numéricas de expedientes durante un termino especial de veinticinco (25) años, reemplazando cada cinco (5) años el quinquenio respectivo.
Art.2° - Regístrese, comuníquese, publíquese, dese al “Boletín Oficial” y archívese.
DUHALDE
F.N. Galmarini
LA PLATA, 04 de diciembre de 1991
VISTO la sanción del Decreto n° 3066/91, mediante la cual se establece el “Régimen General de Archivo” para las actuaciones que tramitan en la Administración Publica Provincial, y
CONSIDERANDO:
Que el articulo 2°, inciso d) de dicha norma determina que este Organismo reglamentara los plazos de archivo de las rendiciones de cuentas originales cuya guarda posee;
Que del informe de fojas 6 de la Subdirección de Archivo surge que la documentación cuya guarda posee es la que reviste carácter histórico, sumarios y/o prestaciones de servicios de todo el ámbito de la Provincia, y los expedientes de pagos efectuados por la Tesorería General de la Provincia, ya que la demás es considerada en transito, por cuanto una vez dictado el fallo en la rendición de cuentas respectivas, la misma se devuelve a la Repartición de origen, salvo la observada y/o reservada;
Que este Organismo se expidió sobre la clasificación y depuración de la documentación archivada en el mismo, mediante la Resolución de fecha 24 de marzo de 1971, modificada por su similar de fecha 29 de mayo de 1980;
Que respecto de la documentación proveniente de la Tesorería General de la Provincia debe adoptarse similar criterio al indicado en el Considerando Segundo de la presente, luego de dictado el fallo en la respectiva rendición de cuentas;
Que asimismo, de acuerdo a lo establecido en el articulo 4° del decreto citado, corresponde determinar los funcionarios facultados para disponer el archivo de actuaciones;
Por ello,
EL H. TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
RESUELVE
ARTICULO 1°.- Ratificar la vigencia de la Resolución de fecha 24 de marzo de 1971, modificada por su similar del 29 de mayo de 1980, sobre clasificación y depuración de la documentación archivada en el Organismo, que deberá ajustarse a las normas del Decreto n° 3066/91.
ARTICULO 2°. Disponer que las actuaciones referentes a pagos efectuados por la Tesorería General de la Provincia serán devueltas a la misma una vez dictado el fallo en la rendición de cuentas que corresponda a las mismas, salvo el caso de observaciones y/o reservas, debiendo dicho Organismo proceder al retiro de la documentación correspondiente a rendiciones de cuentas ya falladas, con la excepción señalada precedentemente.
ARTICULO 3°. Determinar que los funcionarios facultados para disponer el archivo de actuaciones, conforme a las pautas que fija el Decreto n° 3066/91, son los siguientes: Secretario Técnico Administrativo y Director de Despacho.
ARTICULO 4°. Rubricar por el señor Secretario General la presente resolución que consta de una foja, firmarla en doble ejemplar a los fines del Reglamento Interno, comunicarla a quienes corresponda y archivar.